🏠 Overview › 🎯 Features ›🎯 Auto-Approval Rules

Auto-Approval Rules

Feature Detail

medium complexity extracted Expense Approval Confidence: 100%
3
Components
2
Shared
0
User Stories
Yes
Analyzed

Description

Configurable rules engine that auto-approves low-risk expense claims so Org Admins only spend review time on items that need judgment. Rules are defined per organization (e.g. "approve if distance < 50 km and no out-of-pocket cost", "approve if total < threshold and receipt attached"), evaluated server-side when an expense is submitted. The page lets admins create, edit, and prioritize rules, preview which historical expenses would have matched, and toggle the engine on/off. Approved-by-rule expenses still appear in the activity feed and audit log, distinguishable from manually approved ones.

Sources & reasoning

HLF's detailed reimbursement requirements explicitly call for threshold-based automatic approval. Phase 2 in §5 lists threshold-based approval as part of Reiserefusjonshåndtering, so target_release is Core Product.

  • Automatisk godkjenning under 50 km / uten utlegg, manuell attestering ellers (HLF).
  • Detaljert refusjonsstyring med faste valg som gjør feilkombinasjon teknisk umulig (f.eks. km + bussbillett kan ikke velges samtidig). Automatisk godkjenning under terskel.

Analysis

Business Value

HLF specifically called out that 60-70% of registrations are without reimbursement and many trips fall under low-distance thresholds - handling these manually wastes admin time on items that have no real risk. Auto-approval lifts that load so admins concentrate on exceptions. Beyond efficiency, codified rules create consistency across coordinators and organizations, which matters for Bufdir auditability. The engine also gives organizations a lever to tune trust: tighter rules during pilot, looser rules as confidence grows, all without code changes.

Implementation Notes

Rules stored in approval_rules (already in the data model, scoped per organization). A server-side evaluator runs when an expense transitions to "submitted"; matches trigger auto-approval and a reimbursement record, misses route to the manual queue. Rule shape includes condition predicates (max distance, max amount, expense type allowlist, receipt-required flag) and priority ordering. The admin UI uses structured fields rather than free-form expression input to keep rules safe and explainable. A dry-run preview executes proposed rules against the last N expenses to show match counts before activation. All rule changes are versioned and audit-logged.

Quality Assurance

Organisasjonsadministrator (konfigurerer regler og simulerer mot historikk)
1
Scenarios
5
UAT Steps
15
A11y Annotations
4
Role Boundaries
Organization Administrator

Organization Administrator

Quick UAT

  1. Logg inn i Admin-portalen som Organisasjonsadministrator og åpne Utleggsgodkjenning → Auto-godkjenningsregler.
  2. Trykk Ny regel. Sett navn til 'Under 50 km uten utlegg', velg betingelser: Distanse ≤ 50 km OG Utleggsbeløp = 0 kr.
  3. Trykk Simuler mot historikk og bekreft at simuleringspanelet viser antall historiske krav som ville blitt auto-godkjent.
  4. Trykk Aktiver regel og bekreft at regelen vises som Aktiv i regellisten.
  5. Åpne Utleggsgodkjenning → Godkjenningskø og bekreft at nye krav som matcher regelen er merket 'Auto-godkjent' med regelnavnet i revisjonssporet, mens krav som ikke matcher fortsatt ligger til manuell behandling.

Quick UAT — Accessibility

  1. Logg inn i Admin-portalen som Organisasjonsadministrator og åpne Utleggsgodkjenning → Auto-godkjenningsregler.
    • Screen reader Sideoverskrift 'Auto-godkjenningsregler' annonseres; tab-rekkefølge: hovedmeny → undermeny → sideoverskrift → handlingsknapper → regelliste.
    • Keyboard / focus Hele navigasjonen nĂĄs med Tab og piltaster; ingen musavhengige menyer.
    • Focus visibility Synlig fokusring pĂĄ alle navigasjonslenker og knapper.
  2. Trykk Ny regel. Sett navn til 'Under 50 km uten utlegg', velg betingelser: Distanse ≤ 50 km OG Utleggsbeløp = 0 kr.
    • Screen reader Skjemaoverskrift 'Ny regel' annonseres; hvert felt leses opp med label, type og obligatorisk-status.
    • Keyboard / focus Tab beveger seg gjennom Navn, Operator, Verdi og Legg til betingelse; Enter aktiverer Legg til betingelse.
    • Focus visibility Synlig fokusring pĂĄ alle inputfelter; feilmeldinger ved ugyldig terskel knyttes til feltet via aria-describedby.
    • Touch target ≥ 24Ă—24 CSS px pĂĄ alle felter og knapper.
  3. Trykk Simuler mot historikk og bekreft at simuleringspanelet viser antall historiske krav som ville blitt auto-godkjent.
    • Screen reader Tabellen med simulerte treff annonseres med radoverskrifter; antall lest opp i polite live region.
    • Live region 'Simulering fullført. 142 av 198 historiske krav ville blitt auto-godkjent.'
  4. Trykk Aktiver regel og bekreft at regelen vises som Aktiv i regellisten.
    • Focus visibility Synlig fokusring pĂĄ Aktiver-knapp; etter aktivering flyttes fokus til regellisten.
    • Live region 'Regel aktivert.'
    • Contrast Aktiv-status vises bĂĄde med fargemerke og tekstetikett 'Aktiv' — ikke kun farge.
  5. Åpne Utleggsgodkjenning → Godkjenningskø og bekreft at nye krav som matcher regelen er merket 'Auto-godkjent' med regelnavnet i revisjonssporet, mens krav som ikke matcher fortsatt ligger til manuell behandling.
    • Screen reader Hver kø-rad annonserer status, beløp og hvilken regel som auto-godkjente (eller 'Avventer manuell godkjenning').
    • Keyboard / focus Piltaster navigerer rader; Enter ĂĄpner detaljvisning med revisjonsspor.
    • Zoom Liste og detaljvisning er brukbare ved 200 % zoom uten horisontal scroll.

Role Boundaries

4 role(s) must NOT access this feature
  • Peer Mentor (Likeperson)

    Likepersoner logger kun inn i mobilappen; Auto-godkjenningsregler finnes ikke i mobilnavigasjonen og deep-link til admin-portalen returnerer 403.

  • Coordinator (Koordinator)

    Koordinatorer logger kun inn i mobilappen og har ikke tilgang til Admin Web Portal; siden er ikke nĂĄbar og deep-link returnerer 403.

  • Global Administrator

    Uten aktiv tidsbegrenset support-tilgang fra organisasjonen er Auto-godkjenningsregler skjult; tilgang krever uttrykkelig support-flagg og logges i revisjonssporet.

  • Prospective Buyer

    Ingen pålogging til Admin-portalen; URL returnerer påloggingsside og deretter 403 ved forsøk på direkte tilgang.

Expected End State

En aktiv auto-godkjenningsregel er lagret i Approval Rules Store. Innkommende utleggskrav som matcher regelen markeres 'Auto-godkjent' med regel-ID registrert i revisjonsspor og forbigår godkjenningskøen; krav som ikke matcher faller gjennom til manuell behandling i køen.

Components (5)

User Interface (1)

ui Approval Rules Page medium

Service Layer (1)

service Rules Engine medium

Data Layer (1)

data Approval Rules Store medium

Shared Components

These components are reused across multiple features

User Stories

No user stories have been generated for this feature yet.